Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Damit der Einstieg in ein neues Unternehmen für beide Seiten zufrieden stellend verläuft, kann von Seiten des Unternehmens einiges getan werden. Dazu werden die Instrumente "Einarbeitungskonzept" und "Psychologischer Vertrag" vorgestellt.

Zu einem guten Einarbeitungskonzept gehören:

• Die Berücksichtigung der Zeit vor der Arbeitsaufnahme
• Die Gestaltung des ersten Arbeitstages
• Die Gestaltung der ersten Wochen/Probezeit
• Das Abschlussgespräch

Vor der Arbeitsaufnahme

In der Zeit zwischen der Einstellungszusage und dem Arbeitsantritt ist der zukünftige Mitarbeiter interessiert daran, sich gedanklich auf die Arbeit einzustellen. Deshalb ist es sinnvoll, bereits vor Arbeitsantritt Material zur Verfügung zu stellen, in dem zukünftige Mitarbeiter sich über die Firma und ihren Arbeitsplatz informieren können.

Es ist hier nicht unbedingt die gedruckte Hochglanzbroschüre der Firmendarstellung gemeint, die zu Marketingzwecken aufgelegt wurde, sondern eine speziell auf den Informationsbedarf eines neuen Mitarbeiters ausgerichtete Materialzusammenstellung. Darin können z.B. enthalten sein:

• Basisinformationen über den Betrieb, die Produkte, die Unternehmensphilosophie, die Kunden und das wirtschaftliche Umfeld;
• Ein Organigramm (falls vorhanden);
• Erste Informationen über den Arbeitsplatz oder das Projekt, in dem der neue Mitarbeiter tätig sein wird.

Außerdem ist es wichtig, den neuen Mitarbeiter zu informieren, wann er wo hinkommen soll und wer sein Ansprechpartner ist, wenn er seine neue Tätigkeit beginnt.

Der erste Tag

Am ersten Arbeitstag steht für den neuen Mitarbeiter im Vordergrund, dass er willkommen geheißen wird, dass er seine neuen Kollegen kennen lernen und sich über die neue Aufgabe orientieren kann. Wenn möglich, sollte bereits am ersten Tag ein Erfolgserlebnis bezogen auf die neue Arbeit stehen, dass also zum Beispiel bereits erste Aufgaben übernommen werden.

Es hat sich in vielen Unternehmen als sinnvoll erwiesen, dass die Vorgesetzten nach möglichst einheitlichem Muster den Arbeitseinstieg für den neuen Mitarbeiter planen und sicherstellen, dass diese in der Einstiegsphase genügend Hilfestellung erhalten.

Dabei ist zu beachten, dass verschiedene Menschen mit ganz unterschiedlichen Erwartungen und Vorerfahrungen in ein für sie neues Unternehmen kommen - einige haben nur einen bisherigen Arbeitgeber oder die Studien- bzw. Ausbildungssituation als Hintergrund, andere haben schon in einer Reihe von Unternehmen gearbeitet und gute wie schlechte Erfahrungen gemacht und werden evtl. zu Beginn erst einmal zurückhaltend auf den neuen Arbeitsplatz zugehen.

Es wird auch neue Mitarbeiter geben, die nach einer Phase der Arbeitslosigkeit bei Ihnen einen neuen Einstieg in Beschäftigung gefunden haben. Vielleicht hat bei dieser Gruppe das Selbstbewusstsein durch die Arbeitslosigkeit gelitten - dann ist es für den neuen Arbeitgeber und den Mitarbeiter sinnvoll, dass die Anfangsphase einer neuen Beschäftigung bewusst gestaltet und zum Aufbau von Selbstvertrauen genutzt wird.

Beispielhafter Ablauf

Ein möglicher Ablauf des ersten Tages kann zum Beispiel wie folgt aussehen.

Inhalt	Verantwortlich
Begrüßungsgespräch	Vorgesetzter
Vorstellen des Kollegen	Vorgesetzter,Kollegen
Vorstellen Pate/Mentor	Vorgesetzter,Mentor
Rundgang im Arbeitsbereich	Vorgesetzter
Vorstellung Betriebsrat (falls vorhanden)	Betriebsrat
Erklärungen zum Arbeitsplatz	Vorgesetzter
Bearbeitung einer ersten Aufgabe	Vorgesetzter
Vereinbarungen zur Einführungsphase	Vorgesetzter
Kurze Rückmeldung erster Tag	Vorgesetzter, Mentor

Informationen, die an die Hand gegeben werden können, finden Sie auch im RKW-Tutorial

Vorbereitung

Wichtig in der Planung ist, dass alle Beteiligten im Vorfeld über ihre Rolle informiert wurden. Ganz besonders die Kollegen sollten im Vorfeld in Vorbereitungsarbeiten einbezogen werden. Sie sind es, mit denen der neue Mitarbeiter zukünftig am meisten zu tun haben wird. Deshalb soll zum gegenseitigen Kennenlernen ausreichend Möglichkeit eingeplant werden.

Gibt es Team- oder Gruppenarbeit im Unternehmen, sollte der Vorgesetzte sich überlegen, ob die Einführungsphase nicht gänzlich in der Verantwortung des Teams/der Gruppe liegt und somit auch die Planung von den zukünftigen Kollegen übernommen wird. Manchmal in der frühen Phase auch Kleinigkeiten einen großen Effekt: gemeinsames Mittagessen, kurze Begrüßung durch den Geschäftsführer oder Abteilungsleiter, Blumenstrauß für den neuen Kollegen oder ähnliches.

Zum Abschluss des ersten Tages sollten der Vorgesetzte oder die Teamkollegen auf jeden Fall ein kurzes Rückmeldegespräch mit dem neuen Mitarbeiter führen. Dies sollte keinen hochoffiziellen Charakter haben, sondern vielmehr ein kurzes informelles Gespräch sein, mit dem vorrangigen Ziel, eine gute Beziehung miteinander aufzubauen.

Man wird darüber sprechen, wie der erste Tag auf den Neuen gewirkt hat, ob es zu viele Informationen und Eindrücke waren, oder ob es gerade genug für den Anfang war. Man wird fragen, ob es den Erwartungen entspricht, oder ob es noch andere Vorstellungen gab. Und man wird eventuell für die nächsten Tage den Vorgehensplan zur Einführung konkretisieren oder abändern.

Die ersten Wochen bis zum Abschluss der Einarbeitung

Sicherlich ist es ein Unterschied, ob es um die Einarbeitung als Honorarmitarbeiter im Rahmen eines Auftrags oder um die Einarbeitung einer langfristig angedachten Beschäftigung bei einem neuen Arbeitgeber geht. Trotzdem sollte in beiden Fällen eine gewisse Einarbeitungszeit mit bestimmten Lernzielen für den neuen Mitarbeiter definiert werden.

Der Arbeitgeber sollte sich darum kümmern, dass der Neue die Chance bekommt, die für seine Beschäftigung wesentlichen Dinge zu lernen. Dann sollte es ein bewusstes Ende der Einarbeitungszeit (z.B. klassischer Weise am Ende der Probezeit) in Form eines abschließenden Mitarbeitergesprächs geben, in dem der Neue ebenso wie der Vorgesetzte auf die Einarbeitungszeit zurückblickt, eine gegenseitige Rückmeldung erfolgt und die Ziele und Erwartungen für die nächste Zeit abgestimmt werden.

Psychologischer Vertrag

Der Begriff "Psychologischer Vertrag" eignet sich zur Erfassung der Beziehung, die entscheidend dafür ist, inwieweit Mitarbeiter ihr Engagement für die Arbeit weiterentwickeln und dem Unternehmen gegenüber loyal arbeiten. Bei dieser Beziehung geht es darum, in welchem Maße die Erwartungen des Arbeitnehmers gegenüber dem Unternehmen und seine Bereitschaft, sich mit seinen Leistungen einzubringen, mit den Erwartungen des Unternehmens übereinstimmen.

Ein solcher psychologischer Vertrag wird in vielen Fällen nur jeweils einseitig in den Köpfen der Beteiligten ausgesprochen. Vielleicht denkt ein Vorgesetzter "Wir haben uns soviel Mühe mit der Einarbeitung gegeben und der Mitarbeiter ist trotzdem nicht richtig engagiert ..." und der neue Mitarbeiter denkt "... am Anfang geben sie sich ja noch Mühe, aber wer weiß, wie lange das anhält - besser ich halte mich erst mal zurück, bevor ich nachher enttäuscht bin oder gar von den Kollegen als Streber betrachtet werde?"

So werden gegenseitige Erwartungen und eventuelle Missverständnisse aufgebaut aber nicht geäußert und geklärt. Es empfiehlt sich, einen solchen psychologischen Vertrag zu Beginn oder zum Ende der Einarbeitungsphase bewusst abzuschließen - dabei geht es insbesondere darum, sich ehrlich darüber auseinanderzusetzen, was beide Seiten für ein gutes Arbeitsverhältnis bereit sind einzubringen und was sie dafür erwarten.

Vier Stadien

Dabei kann in 4 Schritten vorgegangen werden.

1. Informationsstadium: Beide Parteien informieren sich gegenseitig über ihre Wünsche und darüber, was sie anbieten können z.B. in Bezug auf Arbeitseinsatz, Arbeitsumfeld, Flexibilität, Bezahlung, Unternehmenskultur, Führungskultur, Arbeitszeiten, Leistungserwartungen und Sozialleistungen.

2. Verhandlungsstadium: Die Parteien handeln aus, was sie letztendlich anbieten werden und treffen eine Übereinkunft zunächst für einen befristeten Zeitraum.

3. Follow-Up-Stadium: Beide Parteien untersuchen, ob sich ihre Wünsche geändert haben, ob der Vertrag eingehalten und ob er als fair empfunden wird.

4. Neuverhandlungsstadium: Hier können beide Parteien Änderungen an der beiderseitigen Vereinbarung vornehmen und neue Aspekte berücksichtigen.

Den Abschluss eines geeigneten psychologischen Vertrags empfehlen wir besonders für die Beschäftigung von Menschen mit diskontinuierlichen Erwerbsverläufen und für befristete oder freie (Z.B. Honorarvertrag) Auftragsverhältnisse. Dabei muss das schwierige Wort "psychologischer Vertrag" gar nicht fallen, man kann es z.B. auch "Gespräch zur Abklärung gegenseitiger Erwartungen" nennen.

Weiterführende Informationen

Clip: Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - 10 Tipps für einen gelungenen Start

Autor

Dr. Paul Fuchs-Frohnhofen

fuchs(at)mat-gmbh.de