Personalbestandsanalyse mit dem DemografieKompass

Eine gute Grundlage für Personalplanung und effektives Personalmanagement ist eine Analyse der aktuellen Situation, d. h. des Personalbestands nach bestimmten unternehmensrelevanten Kategorien wie Alter, Qualifikation usw. Ziel ist es, Handlungsbedarfe aufzudecken: Welche Stellen müssen künftig neu besetzt werden? Wo müssen Sie für Nachwuchs und Wissenstransfer sorgen? Wo für Personal- und Führungskräfteentwicklung? Kurz: Wo müssen Sie etwas tun? Je früher das klar ist, umso besser.

Im Zentrum einer solchen Personalbestandsanalyse stehen dabei drei Aspekte:

• der aktuelle Personalbestand,
• seine Entwicklung, wenn sonst nichts weiter passiert, und
• seine Entwicklung, wenn an bestimmten Stellschrauben (Einstellungen, Weiterbildungen etc.) gedreht wird.

Dafür unterstützende Programme gibt es viele, mittlerweile sogar kostenlos. Ein aus unserer Sicht besonders geeignetes Tool wollen wir Ihnen vorstellen: den DemografieKompass der TBS NRW (www.demobib.de). Dabei sei gleich festgehalten: Er ist viel breiter nutzbar, als der Name verspricht.

Unsere Kriterien für die Wahl des Tools zur Personalbestandsanalyse sind:

• Einfache Handhabbarkeit
• Personaldaten können nach beliebigen Kategorien dargestellt werden
• Kategorien können miteinander verknüpft werden
• Zukunftsprognosen können erstellt werden

Kategorien, die in mittelständischen Unternehmen immer wieder auftauchen, sind z. B. Alter Austrittsdatum, Geschlecht, Unternehmensbereiche / Abteilungen oder Qualifikation. Diese können mit dem DemografieKompass ohne großen Aufwand erfasst, dargestellt und miteinander in Beziehung gebracht werden (Wie ist die Qualifikation auf die unterschiedlichen Altersgruppen in einer Abteilung verteilt?). Aufgrund dieser Datenbasis sind Zukunftsszenarien darstellbar (Welche Altersstruktur habe ich in 10 Jahren in der Abteilung, wenn ich nicht für Nachwuchs sorge? Und welche, wenn ich es doch tue?).

Solche Darstellungen weisen auf Risiken hin ? mitunter auch auf solche, die bislang übersehen wurden. Im Rahmen der Personalarbeit gilt es, sich mit ihnen auseinanderzusetzen und ggf. Maßnahmen zu initiieren. Unsere These dazu: Schaffen Sie es, diese Überlegungen mit Ihrer Unternehmensstrategie zu verknüpfen, gewinnt nicht nur das Personalmanagement, sondern das ganze Unternehmen an Effektivität (dazu mehr im ["strategische Personalplanung"]).

Aber nun zum DemografieKompass DemografieKompass

können Sie online über Ihren Browser nutzen oder von www.demobib.de herunterladen und auf Windows-PCs installieren. Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf den ExpertenCheck, der die oben genannten Kriterien erfüllt. Der KurzCheck beschränkt sich auf die Altersstruktur im Unternehmen und ist deshalb weniger aussagekräftig. Beide Versionen bieten eine einfache Bedienung sowie eine anschauliche und flexible Darstellung der Ergebnisse.

Der Weg zu Ihrer Personalbestandsanalyse

1. Daten erfassen

Sie können Ihre Personaldaten direkt im Programm in eine Tabelle eingeben oder, das würden wir empfehlen, eine Excel-Tabelle importieren. Eine entsprechende Vorlage liefert das Programm mit. Die beiden ersten Kategorien bzw. Spalten (Geburtsdatum/Alter, Austrittsdatum) sind in beiden Fällen vom System vorgegeben. Weitere Kategorien bzw. Spalten (wie Qualifikation, Bereich/Abteilung oder Geschlecht) können Sie frei festlegen ? abhängig von Ihren Fragestellungen.

2. Standard-Auswertung erstellen

Der Auswertungsbildschirm des DemografieKompass ist in drei Bereiche gegliedert: In der rechten Spalte befinden sich die Steuerelemente für die Berechnung der aktuellen Situation und der Prognosen. Die Grafik links oben zeigt die aktuelle Auswahl, hier die Altersstruktur (Linien) des gesamten Unternehmens und die Prognose (Balken) für fünf Jahre. Die Grafik links unten zeigt Personalkennzahlen zu den altersstrukturellen Veränderungen. Über die Steuerelemente rechts können die vorher festgelegten Kategorien gefiltert und verknüpft werden.

Bei der Standard-Auswertung schreibt der DemografieKompass die aktuelle Belegschaftsstruktur fort. Erreicht ein Mitarbeiter die eingestellte Altersgrenze, wird er als ausscheidender Mitarbeiter markiert und die Prognose-Mitarbeiteranzahl entsprechend verkleinert. Dies führt insbesondere bei alterszentrierten Belegschaften und langen Prognosezeiträumen dazu, dass das Ergebnis verfälscht wird. Da keine Neueinstellungen berücksichtigt werden, sinkt die Mitarbeiterzahl in der Prognose stark und das Durchschnittsalter steigt stärker an als praktisch zu erwarten ist. Sollen Prognose-Szenarien erstellt werden, bei denen die Auswirkungen von Neueinstellungen berücksichtigt werden, nutzen Sie die "Erweitert" Funktion am rechten Rand der Anwendung.

3. Gegebenenfalls erweiterte Auswertung erstellen

Mit dem Reiter "Erweitert" am rechten Rand stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung. Damit können Szenarien zur Entwicklung des Personalbedarfs und der Altersstruktur simuliert werden, die folgende Faktoren berücksichtigen: Beschäftigtenkategorie (z.B. Qualifikation), Fluktuation, die Nachbesetzung von freien Stellen und schließlich den geplanten Personalbedarf. Die Ergebnisse werden wie im bereits bekannten Teil des DemografieKompass dargestellt.

Es können beliebig viele Prognosen erstellt, gespeichert und wieder verändert werden. Die Menge der Faktoren erhöht die Komplexität der Auswertungen und macht diese deutlich aufwändiger.

4. Auswertung dokumentieren

Klar ist: Im Verlauf einer Personalbestandsanalyse entstehen viele Auswertungen und Ergebnisse. Um den Überblick nicht zu verlieren, ist es sinnvoll, zentrale Ergebnisse zu dokumentieren. Dazu können Sie die Ergebnisgrafiken und -tabellen speichern und in Präsentationen oder Text-Dokumente einfügen. Notieren oder speichern Sie dazu am besten die vorgenommenen Einstellungen und ergänzen Sie erste eigene Anmerkungen zur Analyse.

5. Analyse der Ergebnisse

Sie haben nun den Personalbestand in Ihrem Unternehmen untersucht und Hinweise auf mögliche Risiken und Handlungsfelder erhalten. Nun gilt es, die Ergebnisse zu analysieren, in eine (möglichst strategische) Personalplanung einfließen zu lassen und entsprechende personalwirtschaftliche Maßnahmen abzuleiten.

Detaillierte Informationen zur Anwendung des DemografieKompass finden Sie im Wiki der TBS NRW: http://www.demobib.de

Autor: Kathrin Großheim

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