Die demographische Entwicklung hat in Deutschland den Fachkräftemangel in mittelständischen Unternehmen vieler Branchen verschärft. Kleine und mittlere Unternehmen stehen vor vielen neuen Herausforderungen: Sie sind u.a. gefordert, jungen, qualifizierten Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern eine Entwicklungsperspektive zu bieten, sie sollen flexible und alternsgerechte Arbeitsplätze gestalten, den Umgang mit einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt ermöglichen und psychische Belastungen - die in der Arbeitsunfähigkeits-Statistik seit fast 30 Jahren immer mehr Arbeitsunfähigkeits-Tage verursachen - wirkungsvoll abbauen. Um diese Herausforderungen im Mittelstand langfristig zu meistern, bieten sich Ansätze aus dem Repertoire des betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) an. Ein erster Schritt in Richtung Belastungsabbau und Mitarbeiterbindung ist im BGM die Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen (GBU Psyche).
Was ist die GBU Psyche und welches Ziel verfolgt sie?
Definition: Die GBU Psyche beschreibt einen vom Gesetzgeber seit Oktober 2013 im ArbSchG. (§§ 4, 5) festgelegten Prozess zur systematischen Ermittlung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz. Die Mitarbeiter/innen sind in diesen Prozess aktiv einzubinden.
Zielsetzung: Auftrag des Arbeitgebers ist es, Maßnahmen in den Tätigkeiten, den betrieblichen Abläufen, dem sozialen und Betriebsumfeld zu erarbeiten, die zu einer nachweisbaren Reduzierung der zuvor schriftlich ermittelten psychischen Belastungen führen.
Was genau wird im Arbeitsschutzgesetz vom Arbeitgeber erwartet?
§4 (Allgemeine Grundsätze), Abs. 1 "Die Arbeit ist so zu gestalten, dass eine Gefährdung für das Leben sowie die physische und die psychische Gesundheit möglichst vermieden und die verbleibende Gefährdung möglichst gering gehalten wird."
§5 (Beurteilung der Arbeitsbedingungen), Abs. 3, Nr. 6 "Eine Gefährdung kann sich insbesondere durch psychische Belastungen bei der Arbeit ergeben. Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen durchzuführen."
§16 (Mitbestimmungspflicht für Mitarbeiter), Abs. 2 "Die Beschäftigten haben gemeinsam mit dem Betriebsarzt und der Fachkraft für Arbeitssicherheit den Arbeitgeber darin zu unterstützen, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit zu gewährleisten und seine Pflichten entsprechend den behördlichen Auflagen zu erfüllen."
Gibt es zentrale Begriffe, die im Rahmen der GBU Psyche eine wichtige Rolle spielen?
Psychische Erkrankungen stehen am Ende einer Kette von Belastungen, die - wenn sie von dem/der Mitarbeiter/in aus eigener Kraft nicht mehr kompensiert werden können - als Beanspruchungen wirken. Je nach Dauer und Intensität der wahrgenommenen Beanspruchung kann ein Schwellenwert überschritten werden, was die Entstehung einer psychischen Krankheit begünstigt. Die GBU Psyche misst ausschließlich Belastungen.
Definition Belastungen (laut DIN EN ISO 10075-1): "... Gesamtheit aller erfassbaren Einflüsse, die von außen auf die Menschen zukommen und psychisch auf sie einwirken."
Definition Beanspruchungen: Im Unterschied zur Belastung sind sie definiert als: "... die unmittelbare Auswirkung der psychischen Belastung auf das Individuum in Abhängigkeit von seinen aktuellen und überdauernden Voraussetzungen, einschließlich der individuellen Interpretation und Bewältigungsstrategien."
Fazit: Mit der GBU Psyche werden Gefährdungen im Sinne der Belastungsdefinition und nicht Beanspruchungen oder psychische Erkrankungen ermittelt. Es geht bei der Erhebung nicht um individuelle Einzelschicksale oder psychische Krisen von Mitarbeiterinnen/ Mitarbeitern. Der Umgang mit den Belastungsfolgen (=Beanspruchungen, Erkrankungen) ist in der Fürsorgepflicht geregelt.
Psychische Belastungen: Was genau wird gemessen bzw. abgefragt?
Als Einflussfaktoren für psychische Belastungen am Arbeitsplatz wurden in den Handreichungen der GDA (Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie) fünf Merkmalsbereiche festgelegt:
1. Merkmalsbereich "Arbeitsinhalt/Arbeitsaufgabe" - Belastungen, die sich aus der Tätigkeit ergeben
2. Merkmalsbereich "Arbeitsorganisation" - Belastungen, die sich aus der Arbeitsverteilung ergeben
3. Merkmalsbereich "Soziale Beziehungen" - Belastungen, die sich aus den Beziehungen zu Kolleginnen/Kollegen und Vorgesetzten ergeben
4. Merkmalsbereich "Arbeitsumgebung" - Belastungen, die sich aus den Arbeitsmitteln, der Arbeitsplatzergonomie ergeben
5. Merkmalsbereich "Neue Arbeitsformen" - Belastungen, die sich beispielsweise aus der Digitalisierung oder aus mobilem Arbeiten ergeben
Der fünfte Merkmalsbereich bildet ein Sammelbecken moderner Arbeitsbedingungen. Beispiele für die Merkmalsbereiche 1-4 finden sich in folgender Grafik:
Psychische Belastungen: Wie werden die Belastungen gemessen bzw. abgefragt?
Bei der Belastungserhebung lassen sich quantitative von qualitativen Verfahren unterscheiden.
Je nach beabsichtigter Analysetiefe werden die quantitativen und qualitativen Verfahren noch einmal eingeteilt in: "Orientierende Verfahren" (Quantitativ: Geben z.B. über Checklisten einen groben Überblick zur Orientierung über die Betriebsgesundheit), "Screening-Verfahren" (Quantitativ: Ermitteln i.d.R. über eine Mitarbeiterbefragung Handlungsbedarfe) und "Experten-Verfahren" (Qualitativ: Erhellen die quantitativ erfassten Handlungsbedarfe durch Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge, geben Beispiele und zeigen erste Lösungen auf).
Für kleine und mittlere Unternehmen empfiehlt sich eine Kombination aus Mitarbeiterbefragung und Analyseworkshop. Die Kombination ermöglicht in der anonymisierten Befragung eine hohe Teilnahmequote (spätere Entlastungsmaßnahmen ruhen auf den Schultern eines Großteils der Belegschaft) und eine Mitarbeiterbeteiligung bei der Lösungsentwicklung im Workshop - Natürlich ist es auch möglich, nur eine Methode umzusetzen.
Beide Methoden haben ihre spezifischen Vor- und Nachteile:
Psychische Belastungen: Wer im Betrieb trägt welche Verantwortung im Prozess?
Verantwortlich für Sicherheit und Gesundheitsschutz ist (im Sinne des Gesetzgebers) zunächst einmal der Arbeitgeber. Er kann die Umsetzung der GBU Psyche an seine Führungskräfte delegieren und er kann sich Berater wie den Betriebsarzt oder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit an die Seite stellen lassen. Gibt es im Unternehmen eine Mitarbeitervertretung, so ist diese berechtigt, die Umsetzung der GBU Psyche anzustoßen und bei der methodischen Ausgestaltung des Verfahrens mitzureden. Ein/eine Datenschutzbeauftragte(r) kümmert sich um die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und alle Mitarbeitenden sind aufgefordert, sich an Belastungserhebung, Lösungsentwicklung und Umsetzung der Entlastungsstrategien zu beteiligen.
GBU Psyche umsetzen: In welchen Schritten erfolgt die Umsetzung?
Sieben Schritte zum Erfolg: Die "GBU Psyche" beschreibt einen zirkulären, kontinuierlichen Verbesserungsprozess zur Stärkung von Zufriedenheit, Wohlbefinden und Gesundheit am Arbeitsplatz. Sie ist nach dem siebten Schritt nicht abgeschlossen, weil sich das Belastungsumfeld mit der Unternehmensentwicklung bzw. der Entwicklung von Märkten und gesetzlichen Rahmenbedingungen schnell verändern kann.
1. Schritt "Analysebereiche festlegen": Zum Start der "GBU Psyche" werden über die Unternehmensorganisation hinweg nach Funktionen oder Hierarchiestufen sinnvolle Analysecluster gebildet. Es soll das ganze Unternehmen in diesen Clustern abgebildet werden. Je nach Unternehmensgröße kann es Sinn machen, nur einzelne Delegierte in die Analysecluster aufzunehmen oder anstelle eines Analyseworkshops ein (Gruppen-)Interview über die Belastungen zu führen.
2. Schritt "Gefährdungen ermitteln": Zur Ermittlung der Belastungen über die Analysecluster hinweg wird eine Mischung aus quantitativen (z.B. Mitarbeiterbefragung) und qualitativen Verfahren (z.B. moderierter Workshop) von der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände empfohlen (vgl. Publikationen unter: www.arbeitgeber.de) Einen guten Überblick zu verfügbaren Analyseinstrumenten bietet die Publikation der GDA "Instrumente und Verfahren zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen": www.gda-psyche.de
3. Schritt "Gefährdungen beurteilen": Die Beurteilung der Gefährdungen, die Ableitung von Handlungsbedarfen und der Beschluss von Maßnahmen zur Belastungsreduktion obliegt neben der (erweiterten) Geschäftsführung den Fachkräften aus Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit. Sie erarbeiten - ggfs. unterstützt durch einen externen Gesundheitsmanager - eine Strategie zum Belastungsabbau.
4. Schritt "Maßnahmen festlegen": Die einzelnen Maßnahmen zum Belastungsabbau werden - vor dem Hintergrund wirtschaftlicher und organisatorischer Bedingungen - in einem Maßnahmenplan festgelegt und es werden Verantwortliche sowie Zieltermine zugeordnet.
5. Schritt "Maßnahmen durchführen": Die Umsetzung der Maßnahmen wird z.T. von den Führungskräften und den Fachabteilungen verantwortlich begleitet. Hierbei steht die Anpassung von Tätigkeiten, Arbeitsabläufen und die Neugestaltung des Arbeitsumfeldes an erster Stelle. Verhaltensbezogene Maßnahmen wie Rückenschule u.a. sind nachrangig zu betrachten.
6. Schritt "Wirksamkeit überprüfen": Zur Überprüfung der Belastungsreduktion empfiehlt sich der Einsatz des in der Ersterhebung genutzten Befragungsinstruments über mehrere Messzeitpunkte hinweg. Alternativ können die umgesetzten Maßnahmen auch in einem moderierten Workshop von den Mitarbeiterenden "gepunktet" werden. Wichtig: Ergibt die Wirksamkeitskontrolle, dass die Maßnahme keine oder eine nur unzureichende Entlastung geschaffen hat, so sind Folgemaßnahmen zu beschließen.
7. Schritt "GBU Psyche fortsetzen": Die GDA hat in ihren "Empfehlungen zur Umsetzung ..." festgelegt, welche "Merkmalsbereiche" als Inhalte der "GBU Psyche" zu dokumentieren sind (vgl. www.gda-psyche.de unter Downloads/Handlungshilfen). Nach der Ersterhebung sind beseitigte und neu hinzu gekommene Belastungen weiterhin zu dokumentieren bzw. abzubauen. Wichtig: Die Dokumentation der "GBU Psyche" sollte so plausibel gestaltet sein, dass sie einer Prüfung durch Aufsichtspersonen standhält. Prüfkriterien der Aufsichtsbehörden sind in den anliegenden Checklisten zusammengefasst:
Fallstricke: Was kann schiefgehen bei der GBU Psyche?
"Die Büchse der Pandora geöffnet": Moderierte Verfahren zur Belastungsanalyse bieten den Vorteil, dass die Ergebnisse - im Unterschied zur Befragung - qualitative Aussagen zulassen über Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge der Belastungen. Außerdem wurden Lösungs- und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeitenden bereits erfasst. Workshops bergen gleichzeitig die Gefahr, dass die Teilnehmenden den Raum nutzen, um ihrem angestauten Ärger Luft zu machen oder um alle Wünsche anzubringen, die das Leben auf der Arbeit noch bequemer gestalten. Um den Vorteil des moderierten Verfahrens zu erhalten und gleichzeitig die große "Jammerfalle" zu verhindern, braucht es eine fachkundige Moderation, die strukturiert abfragt, was die Forschung unter "Psychischer Belastung" versteht.
"Die Ergebnisse in den Giftschrank gesperrt": Im Grunde genommen ist die GBU Psyche ein Instrument, um den Mitarbeitenden im eigenen Unternehmen zu signalisieren: "Ihr seid mir wichtig. Ich schätze eure Arbeit und möchte deshalb, dass ihr gesund und zufrieden in meinem Unternehmen verbleibt!". Alle Mitarbeiter-Wertschätzung und -bindung geht verloren, wenn nach Auswertung der Daten, die Ergebnisse "unter Verschluss" gehalten werden. Vielmehr sind diese in der Mitarbeiterschaft in geeigneter Form zu präsentieren. Und es ist von der Unternehmensleitung darzustellen, welche Belastungen in welcher Form und nach welchem Zeitplan reduziert werden sollen. Die Wirksamkeit der Maßnahmen wird nicht kontrolliert: Unternehmen, die die Zügel zu früh loslassen, weil sie nicht überprüfen, ob die eingesetzten Entlastungsstrategien auch tatsächlich gewirkt haben, kommen nicht ins Ziel. Ergebnis: Die psychischen Belastungen werden nur teilweise oder gar nicht reduziert, was auf lange Sicht die Stimmung im Unternehmen beeinflusst und krankheitsbedingten Fehlzeiten den Weg bahnt. Dies ist eindeutig nicht empfehlenswert.
Weiterführende Links:
1. Inqa, Initiative Neue Qualität der Arbeit: www.inqa.de 2. Baua, Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin: www.baua.de 3. Bundesvereinigung der deutschen Arbeitgeberverbände: www.arbeitgeber.de 4. GDA ? Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie: www.gda-psyche.de 5. Erklärvideo zur GBU Psyche: https://www.gda-psyche.de/DE/Home/home_node.html
Autoren
Dipl. Päd. Wolfram Krug
info(at)beratungspraxis-krug.de
Wiebke Mense
w.mense(at)rkw-hessen.de
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